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組織サーベイとは?社内の風土を良くして組織を活性化させる方法

組織サーベイとは自社の従業員におけるマインドや価値観、満足度などの現状を把握するために行う調査のことです。定着率や採用率、生産性向上などの施策に欠かせないデータを可視化できるため、近年急速に注目が高まっています。この記事で組織サーベイの具体的な活用法を紹介します。

目次[非表示]

  1. 1.組織サーベイとは
  2. 2.主な組織サーベイの種類
    1. 2.1. -従業員満足度調査
    2. 2.2. -ストレスチェック
    3. 2.3. -エンゲージメント調査
  3. 3.組織サーベイの目的
    1. 3.1. -モチベーションや生産性低下を防ぐ
    2. 3.2. -離職率の低下
  4. 4.組織サーベイの具体的な手順
    1. 4.1. -課題の分析
    2. 4.2. -調査手法・種類の決定
    3. 4.3. -フィードバック(h3)
  5. 5.注意点・デメリット
    1. 5.1. -データの収集に時間・コストがかかる
    2. 5.2. -客観性を保つのが困難
  6. 6.まとめ:自社に適した方法を検討する


組織サーベイとは

組織サーベイとは、従業員が自社に対してどう思っているのか、部署間でマインドの差はあるのかなど自社組織の現状を把握するために企業が行う調査のことです。主に、満足感や問題点を把握するために行われます。

従来は、人事労務管理の一環として行われることが多い調査でした。しかし近年では、組織開発のために行う企業が増えています。

その理由の一つとして、組織の状況を定期的に把握することは、マネジメントの改善に役立つためです。

組織サーベイは、通常では定期的に把握しづらいことをデータ化できるのがメリットです。



主な組織サーベイの種類

組織サーベイを行う際には、どのような切り口で可視化するのかを決定しなくてはいけません。一般的には全従業員を対象とした調査ですが、必要に応じて部署、役職、年代などセグメントごとに調査を行う場合もあります。

ここでは「従業員満足度」「ストレスチェック」「エンゲージメント調査」の3つについてご紹介します。


 -従業員満足度調査

従業員が自社をどのように認識・評価しているか、満足度はどのくらいなどを数値化することで現状を把握する調査です。総合的な満足度、経営方針、職場の環境など、さまざまな視点から調査を行います。

項目は待遇に関することが中心です。従業員が不足に感じていることを、充足させることにより、満足度の向上につながるでしょう。


従業員満足度調査は、会社と従業員という明確な雇用関係で役立つ調査とされてきました。

調査は会社が提供している制度や給与に対しての満足度を調査するものです。そのため、「あることで生産性が向上するもの」に対しての調査でないことに注意が必要です。

つまり待遇に関する満足度が上がっても、一定以上、生産性は向上しない可能性があることを念頭に置いておきましょう。



 -ストレスチェック

従業員のストレスをチェックするための調査です。ストレスチェックは2015年に義務化されてから一般的にとなりました。労働安全衛生法などにより、常時使用する労働者の人数が50人以上の事業所では年に1度ストレスチェックを行うことで義務付けられています。

調査は「個人がどう感じているか」などを中心に行われます。この調査は可視化することが難しい「働きがい」や「やる気」など、無意識の自分の状態についても数値ができるのがメリットです。この数値によって、どの程度働きやすい環境にあるのかが分かります。

仕事量や人間関係によるストレスは、心身共にさまざまな不調を引き起こすとされています。近年、精神障害などによる労災請求は増えており、従業員のメンタルケアや不調の予防などが重要視されているのです。

ただし、ストレスチェックは健康リスクは見つけられますが、要因を特定することは難しいとされています。そのため、対応は困難でしょう。



 -エンゲージメント調査

エンゲージメント調査とは、働きがいと生産性を高めるため、どのように組織を改善したら良いかという調査です。従業員の仕事に対する熱意を引き出すことが目的です。

この調査によって、組織や上司のマネジメントに対する認識をきちんと把握し、「何を買い改善すれば生産性向上につながるか」が可視化できます。

これまでは、勘や経験という見えないものを軸にして行ってきたマネジメントを、可視化することで補助できるでしょう。

エンゲージメント調査が注目されている背景には、労働市場の自由化などの環境の変化が挙げられています。年功序列型が崩れ、さまざまな企業の情報がインターネットなどによって手に入りやすくなった現在、「魅力のある組織づくり」や「個性を活かせる組織づくり」が求められているのです。


ただしエンゲージメント調査は、組織改善が期待できる課題が明確になりますが、個人特手は難しくなります。個人を特定する仕組みも組み込むことは可能ですが、批判などを恐れて正しい回答が収集できない恐れがあります。どちらを重要とするかは企業ごとに異なりますので、自社に合った方法を選びましょう。



組織サーベイの目的

組織サーベイは、人事施策を行う際に組織課題を見える化したい時に行われます。目的は大きく以下の2つに分けられます。


 -モチベーションや生産性低下を防ぐ

従業員のモチベーションや生産性の予防が目的の一つです。

従業員のモチベーションは生産性に直結しており、会社の業績にも関わるとされています。

そのため、いち早く課題に気づき、対処することが求められます。

問題に対応することで従業員のモチベーションが高くなれば、生産性の向上が期待できます。



 -離職率の低下

従業員の離職の抑制や離職率の低下も目的の一つです。会社にとって従業員の離職は大きな損失です。人材を定着させるためにも、定期的に従業員の様子に注意を払うことが大切でしょう。

そのために、組織サーベイを行い現状の把握などを行います。

満足度が低ければそれだけ離職率が上がってしまいます。そこで従業員が何を不満に思っているのかを知ることで、対処がしやすくなるでしょう。

その結果、従業員満足度を上げることができれば、離職率の低下にもつながります。

組織サーベイは定期的に行うため、従業員の急な離職を防げるでしょう。



組織サーベイの具体的な手順

ここでは組織サーベイの具体的な手順についてご紹介します。


 -課題の分析

まずは組織や従業員が抱える課題の分析を行います。たとえば、以下のように課題を明確化しましょう。

・従業員数が増えたため、一人ひとりの状況を把握しづらくなった

・離職率が上がった

・もっと生産性を向上させたい

・テレワークを推進して環境が変化した など

課題を分析したら次は文章にしてさらに明確化します。

たとえば「直近1年の離職率が高い。その原因は、メンバーが増えて上司一人当たりが担当する部下が増えたため、一人ひとりとのコミュニケーションが減ってしまい、仕事をしにくくなっているのではないか」など、できるだけ具体的に文章にしましょう。



 -調査手法・種類の決定

課題が明確化したら、次はサーベイ手法と種類を決定します。

サーベイ手法と種類には以下のような方法があります。


センサス


半年から1年に一度の頻度で行う手法です。50問以上の設問に回答してもらうことで、企業や組織、自身についてさまざまな角度からデータを取得できます。課題の原因を特定したり、より正確な課題把握ができることが期待されます。

センサスのデメリットは、設問数が多いため従業員の負担が大きいことです。また集計に時間がかかったり、調査の頻度が少ないため問題把握に時間がかかったりするのもデメリットでしょう。


パルスサーベイ


1週間から1ヶ月に一度の頻度で行う方法です。1回に10問以下の設問に答えてもらいます。短期間で何度も実施するため、会社が従業員の細かい変化や問題にすぐに気づけるのがメリットです。

人事が行うだけでなく、上司が部下のマネジメントを行うために、調査することもあります。

しかし、パルスサーベイだけでは問題の深堀りや詳しい特定には向いていないとされます。深掘りを行うには、面談などと一緒に行いましょう。


組織サーベイのような調査は、半年や1年に一度行うセンサスのイメージが強くですが、パルスサーベイも多くの企業が実施しています。従業員の細かな変化に気づきたい場合は、パルスサーベイの方が向いているといえるでしょう。


項目の設定を行う


組織サーベイでは、調査の目的や課題の内容に合わせて項目を設定します。

たとえばエンゲージメント調査を行う場合、目的は従業員の仕事に対する熱意を調査することです。仕事に対する熱意は、仕事内容や給与だけでは図れないさまざまな要因があるでしょう。

働く理由には、「会社に所属する理由」や「上司などの身近な理由」に分類できます。


「会社に所属する理由」

入社を決めるポイントは多くありますが、安定性や仕事内容、理念、制度などで決める方が多いのではないでしょうか。たとえば以下のように分類されます。

・会社基盤

  経営基盤が安定しているか、知名度があるか など

・理念戦略

  企業の理念を社内外にきちんと発信できているか など

・事業内容

  社会的意義や貢献度はどの程度あるのか、将来性はあるのか など

・仕事内容

  自分に裁量はあるのか、専門能力を発揮できるか など

・組織風土

  連帯感はあるか、階層間で意思の齟齬がないか など

・人的資源

  経営者を信頼できるか、尊敬できる人材がいるか など

・施設環境

  業務環境が整っているか、勤務場所に問題はないか など

・制度待遇

  人事評価制度は適正か、きちんと休日が取れるか など


「上司などの身近な理由」

通常の業務の中では、上司や同僚など周囲の人と深く関わることで働く理由ができることもあります。この項目では、特に影響力のある「上司」と「職場」に絞って設計を行います。


・上司

  適切なコミュニケーションを取ることができ、成果を最大化できる能力があるか


・情報提供

  適切な戦略を伝えてくれているか、責任を明確にしているか など


・情報収集

  上司が部下の強み・弱みを理解してくれているか、現状をきちんと把握できているか など


・判断行動

  上司がきちんと判断してくれているか、毅然とした態度で仕事を行っているか など


・支援行動

  上司がきちんと支援してくれているか、頭ごなしに命令するだけでなく話を聴いてくれているか など


・職場

  生産的で未来に向けて変化を起こせる基盤があるか


・外部適応

  職場として顧客に優れた提案が可能か、ニーズをきちんと理解しているか


・内部統合

  職場として一体感があるのか、業務提携が取れているのか など


・変革活動

  職場として環境変化をきちんと把握できているか、未来に向けてある程度チャレンジしているか など


・継承活動

  職場として事例の共有はできているか、歴史や経緯などを知っており保存できているか など


・ツールを使う方法もある

組織サーベイを毎回手動で行うのは困難なため、ツールを導入するのが一般的です。どのサーベイ手法を取り入れるかが決まれば、設問内容やツールについてもある程度決められるでしょう。

たとえば、パルスサーベイを主に行う場合は、パルスサーベイツールを導入します。

従業員の負担を最小限にできるよう、最初はシンプルなツールがおすすめです。

また従業員には組織サーベイを行う目的や意義をきちんと周知しましょう。理解が不十分だと、「やる意味はあるのか」「やることが増えた」と感じるだけで、企業に対する不満が募ってしまいます。

そのため、従業員に対して組織サーベイを行い意味をきちんと理解してもらった上で、ツールの導入などを決めると良いでしょう。



 -フィードバック(h3)

サーベイを行ったあとは、フィードバックを行いましょう。仮説通りの結果だったのか、サーベイ正確にできたか、効果はどうか、コストはどのくらいかかったのかなど、多方面からの振り返りを行いましょう。

良いことだけでなく反省点も振り返り、次回へと活かしていきます。

また、サーベイを行うことで従業員にも変化や気づきが生まれているかもしれません。その場合、まだ課題から設計し直し、PDCAを回していきましょう。


注意点・デメリット

ここでは、サーベイを行う際の注意点やデメリットをご紹介します。


 -データの収集に時間・コストがかかる

組織サーベイは。課題分析、手法の検討、調査の実施、フィードバックなど実施に手間と時間がかかります。準備だけでなく回収や分析にも時間がかかるため、解決策を導き出したころには既に手遅れとなる可能性もあります。

また受ける側である従業員にとっても、手間や時間がかかります。サーベイを行っている間は本来の業務ができないため、小さなストレスが積み重なる可能性があるでしょう。従業員の負担となっていると、「面倒くさい」と思われ回答が適当になる可能性があります。

さらに実施にも少なくないコストがかかるため、コストに見合った結果が出ているのか計算する必要があるでしょう。



 -客観性を保つのが困難

組織サーベイのような調査を行えば、客観的なデータを得られると思いがちですが、実際は困難です。組織サーベイはあくまで従業員の主観的な意見を得るものですので、客観的なデータを収集するのには向いていません。

中には会社への忖度や回答が面倒くさいという感情から、適当な回答をする従業員がいる可能性もあります。そのため、より客観性を保つのが難しくなってしまいます。



まとめ:自社に適した方法を検討する

近年、エンゲージメントの重要性やマネジメントの難易度が高まったことなどから、組織サーベイが注目されています。組織サーベイを行うことで、自社の現状や問題点を把握し、いち早く対応することができます。

しかし一方で、従業員の負担が増えたり、客観性を保つのが困難だったりなどのデメリットや注意点もあります。従業員の負担やストレスの種にならないためにも、自社に合った方法で調査を行う必要があるでしょう。

また必要に応じて組織サーベイツールなどを用いることで、パソコンやスマホなどから簡単に調査ができるようになります。また集計もツール上で行えるため、効率的に収集・分析が可能です。

これらのツール導入などを踏まえ、自社に適した方法を検討してみてはいかがでしょうか。







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