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目標へ向かう正しい道順とは?正しい業務改善方法

「目標だけを見据える重要性」


「PDCAサイクルの重要性とやり方を解説」


「目標を達成するのに欠かせない組織構築」


会社で仕事を行ううえで、漠然と毎日の業務をこなすだけというのでは、生産性が上がらないでしょう。同時に、会社は利潤を追い求めなくては存続することが難しくなるというのも厳しいですが、現実です。

具体的な数値目標を掲げ、その数値を共有し、達成できた場合にもできなかった場合にもその分析を行うことによって次の仕事に活かしていくことで会社全体として大きな成長へとつながってきます。

目標を達成するためには組織力も大切な要素となります。

今回は、目標設定の方法から目標達成へ向かうための具体的なロードマップについて紹介していきます。

目次[非表示]

  1. 1.目標だけを見据える重要性
    1. 1.1.目標は柔軟に変更してもよいもの
    2. 1.2.ゴールだけを見ることの大切さ
  2. 2.PDCAサイクルの重要性とやり方を解説
    1. 2.1.PDCAの重要性
    2. 2.2.PDCAの手順
  3. 3.目標を達成するのに欠かせない組織構築
    1. 3.1.伝達事項は「伝わるまで」を徹底する
    2. 3.2.共感力をもつ人財を育成する
    3. 3.3.悪口・陰口気質をなくす
    4. 3.4.役割分担をする
  4. 4.目標達成までのロードマップ


目標だけを見据える重要性

学生の時には「テストで何点をとろう」とか、「偏差値をあといくつ上げよう」というような具体的な数値目標があったと思います。学生の時には部活でも勉強でも途中で辞めてしまった人もいるかもしれませんが、社会に出てから仕事をするという点では、これではいけませんよね。

一度引き受けた仕事は最後まで完成させなくてはいけません。

ここでは目標を見据える重要性と目標の設定の仕方について考えていきましょう。


目標は柔軟に変更してもよいもの

目標を設定する時には、その目標が実現可能な範囲にあるものかを考えておく必要があります。あまりにも現実からかけ離れすぎてしまっている場合には、目標を設定したとしても単なるお題目で終わってしまうでしょう。一生懸命に頑張って届く範囲で設定されているかを見極めましょう。

また、目標は一度設定したら、変更してはいけないというものではありません。例えば取引先が倒産してしまって、大口のクライアントがいなくなってしまったという場合では、自分たちだけでどうにかできるものではありません。

このように外的要因によって目標の再設定を余儀なくされる場合には、実現可能な範囲にまで落とし込むことが大切です。


ゴールだけを見ることの大切さ

実現可能な目標を設定しても、いざ取り掛かろうとすると、目標までの障壁が頭をよぎるものです。「周りに反対されたらどうしよう」「上手く事が運ぶか心配」「ああなったらどうしよう」などと、不安は枚挙に暇がありません。

だからこそ、ゴールだけを見据えることが大切なのです。「だけ」ということが大切です。途中で、「できないかもしれない」という考えが少しでも脳裏を横切ったら、すぐにゴールに集中して、自分のやるべきことを行動に移していきましょう。悩みは尽きないものです。一度悩み始めてしまうと時間も精神力も消耗してしまいます。

貴重な自分の時間を有意義に使うためにも悩むことよりも行動することに意識を向け、できない理由を探すことよりも、できる理由をみつけて目標を達成することに焦点を当てることの方が仕事では大切です。



PDCAサイクルの重要性とやり方を解説

仕事の業務遂行において大切になってくるPDCA(PDCAサイクル)について解説します。

PDCAサイクルとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(評価)のサイクルを繰り返していくことで、仕事の改善を図ろうとするものです。目の前にある仕事に漠然と取り組むのではなく、普段の仕事を改善させていくことによって、業務の効率化につなげることもできます。

日本にあるたくさんの会社でも取り入れられている考え方です。


PDCAの重要性

PDCAの考え方がそもそもどうして大切なのでしょうか。いくつか理由はありますが、その中でも重要な要素を2つほど紹介したいと思います。


1.業務効率につながる

私たちが1日の中で使うことのできる時間は有限です。したがって、何か新しいことを始めるためには、すでに行っていることの時間を短縮させるか、止めるかのどちらかの選択を迫られることになります。

しかし、今行っている仕事が無駄なことであれば止めれば済みますが、無駄であることはほとんどないでしょう。その場合、やはり重要な考え方が、業務を効率化させることです。一連の仕事の流れがどのようになっていて、どのような成果が得られているのかを分析するサイクルは効率の観点から重要と言えます。


2.若手社員のスキルの向上につながる

ベテラン社員の方であれば、自然と無意識にPDCAサイクルを回していることもあるでしょう。しかし、新入社員や若手社員の方が自然とこのような考え方を身に付けているということは稀です。

業務効率と生産性を上げるための考え方を身に付けさせるモデルとしてPDCAサイクルは重宝されます。自然と行っていることを言語化させることによって、その再現性は高くなります。PDCAサイクルの考え方を若手社員の方々にも徹底することによって会社全体の業務効率化に期待が持てます。



PDCAの手順

PDCAのそれぞれについて見ていきましょう。


1.Plan(計画)

計画は具体的なものでなくてはいけません。計画が具体的なものにならない理由としては、前提となる目標設定が曖昧なものである場合がほとんどです。達成すべき目標は○×評価ができるものがよいでしょう。具体的には数字を入れるということで達成できているのか、いないのかが可視化できます。

「頑張れた」とか、「顧客満足を向上させる」というような数値化できない目標を設定すると、計画も曖昧なものになりがちです。目標から逆算した計画をいつ、どこで、どのようにして実行に移すことができるのかを考えて練っていけるとよいでしょう。


2.Do(実行)

計画を立てた時と同じように物事が進んでいるのかを常に確認しながら行動をしていきましょう。計画よりも遅れている場合には、実行へ移すスピードを上げていくことも必要になるかもしれません。

この段階で計画と大きくずれている場合には、再度、計画の方を見直すこともしなくてはいけません。単に実行すればよいという考えではいけないことが分かっていただけると思います。

そもそもの計画が問題であった場合には、その都度行動計画も修正していきます。この修正が後の評価にもつながってきます。


3.Check(評価)

自分の行動の結果が、当初の計画とどの程度一致しているかを分析します。

もしも、計画と大きく異なっていた場合には、どこにその原因があったのかを突き止めます。原因分析を行いやすくするためにも、実行の段階で、日々の業務の進捗状況を細かく時間軸に合わせて書き留めておくことが大切になります。


4.Action(改善)

計画を立て、実行し、そして評価をしたのも、全て次の仕事へと活かしていくために行ってきたことです。最後の「改善」こそが最も重要です。これによって生産性の向上、業務効率の向上へとつながります。

今回の仕事の流れの中のどの部分に問題があったのかを細かく書き出し、その課題点の一つ一つをどのようにクリアにしていくのかを考えましょう。

今回の仕事の反省点を踏まえて、次回の仕事がもっとよい仕事へとなるような取り組みであるとよいですね。



目標を達成するのに欠かせない組織構築

仕事は独りでするものではありません。周囲の協力も必要不可欠でしょう。ここまで書いてきた目標達成のための道順も、組織構築が成されていなくては意味を持たない場合もあります。

目標を成し遂げるための組織のまとめかたについても見ていきましょう。


伝達事項は「伝わるまで」を徹底する

仕事における指示出し、伝達事項は「伝えたかどうか」ではなく、「伝わったかどうか」で判断するようにしましょう。自分が伝えたつもりになっていても、実際には相手に伝わっていないということで問題が生じるケースもあります。伝える側は、常に相手に伝わる伝達の仕方を工夫する努力も必要です。

また、確実に相手に伝わっているかどうかを確かめるために伝わっていなければならないところを相手側から言葉にさせるような工夫も良いでしょう。


共感力をもつ人財を育成する

相手に対して共感することは大変重要です。相手が自分に共感してくれないということを嘆くのではなく、自分から少し相手に歩み寄ろうという考え方をしてみてはどうでしょうか。

共感できる人とのコミュニケ-ションは円滑に進みます。日々の会話でも、「ありがとうございます」「失礼します」などの丁寧な言葉遣いを通して、お互いの関係性を築きあげておくことで、失敗や問題が生じた時にスムーズに報告がし合えるようにしておくことも業務の効率化には欠かせません。


悪口・陰口気質をなくす

会社の中で誰かが他の人の悪口・陰口を言っていることを聞くと、自分も同じように言われているのではないかと不安に思うこともあります。このようなことを考え出してしまうと、本来のパフォーマンスを仕事に対して発揮することができなくなってしまいます。

当然と言えば当然ですが、業務上の指導等であれば直接伝える必要がありますし、そもそも個人的な内容を含むのであれば、思っていても誰かと共有したり、言葉にしたりすることはしない方がよいです。


役割分担をする

人間は頼りにされていると感じると、その期待に頑張って応えようとします。自分が誰かの役に立っているという感覚を持ってもらうことは目的遂行のための業務効率化にも効果的です。

それぞれの個性に合っている役割分担をしっかりと行い、その役割について、それぞれの人が責任持って取り組むことができる職場環境を整えておくことも組織力向上、さらには会社の目標達成におおきな影響を与えます。



目標達成までのロードマップ

目標を達成するためには、明確な目標を定めて、そこから逆算した行動計画を立てていくことが大切です。

HUB on(ハブ オン)は、就職後の研修・キャリアコンサルタントまでをセットで提供する人材(人財)サポートサービスです。

会社の目標達成に必要な組織作りから、職場環境の改善まで、総合的なサポートを行うことができます。

職場環境・目標設定の仕方・業務効率に関して改善を図っていきたいと考えている場合は、是非、下記のリンク先をご参照ください。


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