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職場に会話はありますか?会話で変わる業務力


「本当のコミュニケーション能力とは?」


「コミュニケーションの改善は職場の人間関係の改善」


「報連相の在り方を見直そう」


仕事をする上で欠かすことのできないコミュニケーション能力。業務を行う特別なスキルはもちろん必要ですが、職場で一緒に仕事をする人たちとの会話なくして仕事は完成しません。しかし、コミュニケーション能力というのを正確に言語化して定義できている人は少ないのではないでしょうか。

本当のコミュニケーション能力がどんな能力であるのかを知ることによって、業務力・顧客対応力が向上し、仕事の生産性も格段に上がっていきます。

コミュニケーション能力とは何であるのかを解説し、そのコミュニケーション能力向上によって相乗効果が得られる報連相についても書いていますので参考にしてください。

目次[非表示]

  1. 1.本当のコミュニケーション能力とは?
    1. 1.1.コミュニケーションが取れていない危険性
    2. 1.2.社内コミュニケーションの活性化の秘訣
    3. 1.3.コミュニケーションを取るメリット
  2. 2.コミュニケーションの改善は職場の人間関係の改善
    1. 2.1.「自分が部下だったら」を常に考える
    2. 2.2.気分屋は禁物
    3. 2.3.上司は部下を平等に扱うべき
  3. 3.報連相の在り方を見直そう
    1. 3.1.情報発信のタイミングの重要性
    2. 3.2.思いやりがあれば、報連相は自然とよくなる
  4. 4.まとめ:仕事はコミュニケーションから




本当のコミュニケーション能力とは?

コミュニケーション能力が高いというのは、明るい性格の人が社交的に誰かとお話をするということとは違います。コミュニケーションは双方向的なものであって、相手がいないと会話は成立しません。したがって、明るい人がコミュニケーション能力が高く、暗い性格の人はコミュニケーション能力が低いと考えてしまうのは間違いです。

また、自分の情報を的確に伝え、相手からの情報を正確に受け止めることができることも、重要なスキルですが、コミュニケーションでは、会話の内容よりも、非言語的な表情や、声の高さ、大きさなど相手にも影響を及ぼします。相手に応じた表情の作り方、声の大きさ、声の高さなどを自在に操ることができる人ほどコミュニケーション能力が高いと言えるでしょう。

会話をしているときに人間が最も影響を受けやすい分野には、会話の内容以上に、相手の表情や声の質などが占めているということは有名です。「コミュニケーション」という言葉だけですぐに話術・トーク力を連想してしまいがちですが、自分が話すときの声や表情にも注意を払ってみてはいかがでしょうか。

ここでは、コミュニケーションが取れていないことの危険性や活性化の秘訣について見ていきます。


コミュニケーションが取れていない危険性

コミュニケーションが取れていないとどのような影響が出てしまうのでしょうか。マズローの欲求階層と言うのをご存知でしょうか。アメリカの心理学者のマズローは人間の欲求段階を5つに区分しています。

この欲求階層は5段階のピラミッド階層を形成しており、下から順番に、「生理的欲求」・「安全の欲求」・「社会的欲求」・「承認欲求」・「自己実現の欲求」となっています。


1.生理的欲求

人間が生きていくうえで欠かすことのできない欲求です。睡眠欲求や食欲などがこれにあたります。

この生理的欲求が満たされると次の欲求が生まれます。


2.安全の欲求

文字通り安全を求める欲求になります。身の安全を求めることは生物として自然ですが、野生動物であるならともかく、災害を除いては今の日本では多くの場合、満たされているのではないでしょうか。

これも満たされた場合には次の欲求が生じます。


3.社会的欲求

ここからが人間の独特の欲求となってきます。人間は社会的な動物です。誰かと一緒にいることで満たされる欲求もたくさんあります。社会的欲求は自分が周囲から受け入れられたいと感じる欲求です。

初対面の人に会うと、相手がどこに所属している人なのかをしきりに気にしたことがあるかと思いますが、これは社会的欲求が根底にあるからこそ意識していることなのです。どこかに所属することは私たちに安心感をもたらしてくれるものです。

組織に所属しているというのは、会社に勤めているということとも受け取れます。この欲求が満たされた場合には、さらに上の階層の欲求に持ち上がります。


4.承認欲求

集団に所属する欲求を満たすと、次には「他人から認めてもらいたい」という欲求が生じます。人に認めてもらうことで自分の存在に価値があるという実感を持つこともできます。この承認欲求には相手から認めてもらえて嬉しいと感じる部分と、自分で自分のことを認めることができる自己肯定感の二つがあります。

社会的欲求も承認欲求も満たされるためには、他者がいることが必要なのです。


5.自己実現の欲求

承認欲求における後半の次元の欲求と似ています。5段階の階層の中で最も高い欲求になります。自分が求める自分になりたいという欲求です。これが人間が追い求める最後の欲求段階です。

仕事をする上で誰もが求めているのはこの自己実現ではないでしょうか。自分らしい自分が仕事を通して得ることができれば、仕事も楽しくなるはずです。


ここで紹介しました欲求の「社会的欲求」と「承認欲求」を満たすために欠かすことができないのが、社内での会話になります。仕事に没頭し、誰とも話さずに集中するというのが美徳とされていた時代もありましたが、会話が不足すると人間の欲求は間違いなく満たされません。

他者がいて初めて満たされる欲求があるということを知り、誰もがその欲求を持っているということを知るべきです。

コミュニケーションが不足すると、欲求への不満がたまり、それが蓄積することによって取り返しのつかない状態になることもあります。会社を辞めてしまう人の多くの理由が人間関係であることも、これらの欲求と関わっているのです。


社内コミュニケーションの活性化の秘訣

人間の欲求の観点からコミュニケーションの活性化は必要です。

どのような内容でも構いません。会話をすることを心がけるようにしましょう。勤務時間中にとにかく話し続けるという意味ではありません。仕事の合間に、触れられる範囲でのプライベートの内容や仕事に関する悩みでも、何でもよいので、相手との距離感を少しでも縮められるとよいでしょう。

「仕事は進んだ?」とか、「趣味は?」など、会話のきっかけになるようなところから会話を膨らませることが、コミュニケーションの障壁を下げてくれます。


コミュニケーションを取るメリット

職場においてコミュニケーションを取ることで得られる大きなメリットは2つあります。


1.社会的欲求・承認欲求が満たされ、信頼関係が生まれる

マズローの欲求階層で説明しましたが、会話をすることによって社会的欲求や承認欲求が満たされます。

仕事をしている人であれば、自分の内面的な気持ちの部分が仕事に与える影響がどれほど大きいものかご存知でしょう。

自分一人で孤独を感じながら仕事をするのと、心が充足した状態で仕事をこなすのとでは精度も変わってきます。

2.業務力が向上する

単純に、業務力が向上します。

コミュニケーション能力が高いと、誰かと仕事を行う上で一度で多くの情報を得ることがたやすくできるようになります。コミュニケーション能力が高いと何度も会話をしているようなイメージを持たれるかもしれませんが、それだけではありません。

短時間で的確かつ必要な情報のやり取りをするスキルが磨かれるのです。

結果的に余計なところに時間を使うことなく、必要なことだけに時間を使うことができるようになるので、仕事の効率も上がります。



コミュニケーションの改善は職場の人間関係の改善

コミュニケーションの改善を図っていくと、職場での人間関係の改善にもつながってきます。

ここでは、特に上司の方が気を付けておきたい部下とのコミュニケーションについて紹介しています。


「自分が部下だったら」を常に考える

上司と部下という関係上、どうしても上司は部下に対して上から目線で話を進めてしまう傾向もあります。しかし、自分が部下である場合に好まないコミュニケーションの取り方は自分も上司としてするべきではないでしょう。

仕事で失敗をしてしまった部下に対して「使えない」という言葉は間違っても口にしてはいけません。自分の部下の「使い方」にも問題があったのかもしれません。

常に部下の気持ち・立場を考えたコミュニケーションを考えましょう。


気分屋は禁物

感情によって発言の内容を変えることも要注意です。方向性が統一されていない組織は、衰退していきます。指導者が頻繁に入れ替わっているチームが弱くなっていくのも、指導者の方向性が毎回変わってしまうからです。

その時々の気分によって一貫性のない発言をしてしまうことも弱い組織運営に繋がってしまいます。


上司は部下を平等に扱うべき

コミュニケーションで意外と大切にされていないのが、「平等」というキーワードです。上司も人間ですから相性の合う部下もいれば、合わない部下もいるでしょう。しかし、コミュニケーションでそのことが周囲に分かってしまうような仕草・表情は厳禁です。

部下は基本的に上司との関係は友好的に保ちたいと考えています。上司が言葉にしなくても、「自分は上司に嫌われているのかも。」という疑念や、「上司は○○のことばかり気にかけているな」というような嫉妬心を誘発させてしまいます。このような状態では、精神衛生上もよくありませんし、業務効率にも響きます。上司が部下とのコミュニケーションを取る際にはどの部下も平等であるかを振り返りましょう。




報連相の在り方を見直そう

日々の仕事の中でとても大切な「報連相」。新人研修の時にも特に強調されると思います。

みなさんの会社では、報連相はしっかりとできていますか?ベテラン社員だけでなく、新人社員の人の報連相の質も、会社の組織力の象徴です。

ここでは、報連相にコミュニケーション能力や思いやりが加わることによって大幅に仕事力が上がるということについて書いていきます。


情報発信のタイミングの重要性

報連相は、誰かに確認をされてから行うようでは、機能していません。職場で上司や同僚から「あれは、今どうなってる?」とか、「仕事の進捗はどうなの?」などと、聞かれてから答えるというのでは、情報の発信タイミングが遅いのです。

これが社内であればまだよいのかもしれませんが、相手が顧客であった場合にはクレームや解約(商品の購入をやめること)にもつながってきます。報連相は、もはや職場だけの問題ではなく、会社の業績にまでつながる可能性があるということを知っておかなくてはいけません。相手の心理状況をよく考えて、適切なタイミングで適切な報連相が行えるようにしていきましょう。


思いやりがあれば、報連相は自然とよくなる

適切な報連相とはどのようなものでしょうか。それは、相手が求めている情報を相手が求めているタイミングで入れてあげるということです。常に情報は全員で共有するものという認識を持ちましょう。自分だけが知っている状態である情報ほど周囲にすぐに共有できるとよいでしょう。

また、悪い報告ほど、情報共有が遅くなりがちです。時間が経過してから報告をすると、「どうしてもっと早く報告しないんだ。」と怒られた経験がある人もいるのではないでしょうか。悪い報告は自分からは伝えたくない情報かもしれませんが、相手はその情報を早く欲しがっているのです。ここでも相手の気持ちになることが有効ですよね。

同僚・部下・上司・お客様の気持ちになって、思いやりをもつことで報連相の質はぐんとよくなります。



まとめ:仕事はコミュニケーションから

仕事をする上でのコミュニケーション能力は欠かすことができないものです。個人単位でのスキルの向上も大切ですが、組織全体として報連相の強化や社内を巻き込んだ会話量の充実も大切なことです。

コミュニケーションの質も量も高まれば、業績にもよい影響がみられます。職場の雰囲気も大きく変わっていくことでしょう。

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