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テレワーク時のコミュニケーション不足の解消法は?具体的な成功事例も紹介

テレワーク導入における大きな課題として、コミュニケーション不足による生産性低下などの諸問題が懸念されます。この記事ではテレワーク時のコミュニケーション不足を解消する方法や簡単にできる対策方法を紹介します。


目次[非表示]

  1. 1.テレワークの課題はコミュニケーション不足
    1. 1.1.コミュニケーションの機会が減る
    2. 1.2.意思の疎通が図りづらい
  2. 2.コミュニケーション不足が引き起こす問題
    1. 2.1.スタッフ同士で気軽に相談しにくくなる
    2. 2.2.作業の進捗状況が把握しにくい
    3. 2.3.孤独感・疎外感が強くなる
  3. 3.コミュニケーションの質を高めるメリット
    1. 3.1.定着率の向上
    2. 3.2.業務効率・生産性の向上
    3. 3.3.スタッフのモチベーション強化
    4. 3.4.企業価値の向上
    5. 3.5.顧客満足度の向上
  4. 4.テレワーク時にコミュニケーションを図る方法
    1. 4.1.コミュニケーションツールを統一する
    2. 4.2.顔が見えるWEB会議システムを活用する
    3. 4.3.雑談がしやすい仕組みを作る
  5. 5.コミュニケーション不足を解消した成功事例
    1. 5.1.GMOペパボ株式会社
    2. 5.2.サイボウズ株式会社
  6. 6.まとめ:在宅勤務のコミュニケーションは工夫次第で対策可能


テレワークの課題はコミュニケーション不足

テレワークを実施している企業においては、以下のような課題が散見されます。


・部下に指示内容がきちんと伝わっているか分からない

・上司が自分のことを適切に評価してくれているか不安……

・1日中家で作業をするだけで、放置されている気がする

・プロジェクトメンバーとのタスクや進捗管理がしづらい

・チームとしての一体感が醸造されない


これらはスタッフ間のコミュニケーション不足が原因で発生するもので、テレワークの課題といえるものです。テレワークでスタッフ間のコミュニケーション不足が発生する理由は、以下の2点が考えられます。



コミュニケーションの機会が減る

テレワークでは他人とコミュニケーションを取る機会が激減します。


オフィスで働く場合は、周囲を見渡せば同僚や上司がいるため、すぐに質問や雑談などのコミュニケーションが実施できるでしょう。しかし、テレワークはWEB会議中以外、基本的に自宅で黙々と業務を遂行することが多く、どうしてもコミュニケーション不足になりがちです。


また、コミュニケーションの相手は会社の同僚だけではなく、取引先の社員、ランチをするお店やコンビニの店員など、さまざまなケースが想定されます。テレワークの場合、家族とのコミュニケーションが活性化することはありますが、一人暮らしの方などは「1日中誰とも話さなかった……」という状況もあり得るでしょう。


オフィスで働いているときには、他人とコミュニケーションを取らなくてはいけない機会が、意識していなくても何度も訪れます。一方、テレワークの場合は、意識的にコミュニケーションを取る機会を創出していかなければ、孤立してしまう可能性もあるでしょう。



意思の疎通が図りづらい

テレワークではスタッフ間の意思の疎通が困難になることも不安視されています。


スタッフがフェイス・トゥ・フェイスで話す場合は、声だけでなく顔の表情や仕草など、情報量が非常に豊富です。また、話し方や声のトーン、話すスピードを変えることで、同じ内容でも相手への伝わり方が大きく変わります。そのため、細かなニュアンスなどを相手に伝えやすく、コミュニケーションが図りやすくなります。


一方、テレワークにおいては、WEB会議で辛うじて相手の顔を見ることはできますが、基本的にはメールやチャットツールなど、テキストでのやり取りが中心です。そのため、フェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションに比べると、情報量が少なくなります。テレワークでスタッフ間の意思の疎通が困難になるといえわれる所以は、恐らくこの辺りにあるのでしょう。


また、テキストのみのやり取りになると、同じ言葉でも相手がどのように受け取るか分からず、誤解を招きトラブルへ発展する可能性もあります。ちょっとした言い回しが、相手を不愉快にさせたり、失礼にあたったりすることもあるため、適正なコミュニケーションを取ることは非常に難しいでしょう。


有効活用すれば業務効率化につなげられるチャットツールですが、使い方を誤ると逆に生産性が下がるリスクもあるため注意が必要です。さらに、テレワークではスタッフ間のコミュニケーションが希薄になるため、チームビルディングが困難になる点もデメリットといえます。



コミュニケーション不足が引き起こす問題

テレワークの実施によりスタッフ間のコミュニケーション不足に陥ると、以下のような問題に発展する可能性があります。



スタッフ同士で気軽に相談しにくくなる

スタッフがオフィスにいるときには、業務の話以外にも、たわいもない雑談などをする機会も多いでしょう。しかし、テレワークになると、なぜか「業務以外の話をしていけない」と思われる方も多いようです。その結果、スタッフ同士で気軽に相談がしにくくなります。


テレワークではWEB会議で話す以外には、業務のやり取りや日報、週報程度のやり取りしか発生しません。つまり、仕事以外の目的でコミュニケーションを取る機会が著しく少なくなります。


オフィスで同僚や上司などと交わす雑談は、お互いの人となりや性格を知る大切な機会です。お互いのことをよく知ることで関係性が良くなり、業務が円滑に進む効果も期待できるでしょう。また、仕事中の息抜きとしても最適で、コミュニケーションコストが下がる点も大きなメリットです。


テレワークではスタッフ間の雑談の機会が減るため、疎外感を感じ関係性がギスギスしてしまう可能性もあります。そのため、ちょっとした相談などがしづらくなり、ますますコミュニケーションの機会が減るという悪循環になるわけです。



作業の進捗状況が把握しにくい

テレワークでは同僚や上司の姿が見えないため、作業の進捗状況などが把握しにくくなる点が問題です。


オフィスであれば、一目で誰がどこにいるか把握でき、すぐに相談や質問をすることができます。そのため、作業の進捗状況も把握しやすいでしょう。しかしテレワークでは、自分以外がどこで何をしているのかが、まったく分かりません。


「何かトラブルが発生し作業が予定通りに進捗していない」「スタッフが体調不良で思うように作業が進まない」といった状況の場合でも、上司から状況を尋ねるか、部下のほうから報告を上げない限りは、事態が把握できず生産性が下がる可能性があります。もちろん、スタッフがパソコンの前にいるかいないかをチェックするソリューションなどもありますが、細かい状況まで把握するのは困難でしょう。


また、チャットツールやメールなどで連絡を取る場合には、少なからずタイムラグが発生します。そのため、トラブルが発生した際、すぐにキャッチアップできなくなる可能性がある点も問題です。



孤独感・疎外感が強くなる

テレワークは基本的に自宅で一人になって、黙々と業務をこなすことが一般的です。そのため、人によっては孤独感や疎外感を感じる場合があります。特に、一人暮らしの方であればなおさらでしょう。


また、コロナ禍ではむやみに外出ができなかったため、カフェなど人が多い場所でテレワークを実施することが困難でした。さらに、新入社員に至っては、研修もオンライン、作業指示などもオンライン、同期とコミュニケーションもほとんど取っていないという状況だったため、「放置されてる……」と感じても仕方がないかもしれません。


孤独感や疎外感が強まると、精神にも悪影響を与え、うつ病などを発症する可能性があります。そして、会社へのエンゲージメントが低くなり、定着率や生産性が下がってしまうこともあり得るでしょう。


社会人になると、学生時代のように新しい友人や知り合いをつくる機会がどうしても少なくなります。そのため、テレワークでずっと家にこもっていると、さらに孤独感や疎外感が強まるリスクが高くなるのです。


コミュニケーションの質を高めるメリット

テレワークでコミュニケーション不足になった場合は、コミュニケーションの質を高めることで問題を解決しましょう。コミュニケーションの質を高めるメリットを紹介します。



定着率の向上

コミュニケーションの質を高めることで、スタッフの定着率が向上する効果が期待できます。少子高齢化の影響で労働人口が減少傾向にある中、スタッフの定着率向上は、すべての企業にとって重要な課題といえるでしょう。


スタッフが退職する理由の代表例が「職場における人間関係の悩みや不満」です。そのため、日ごろから上司や同僚とコミュニケーションが取りやすい環境を準備し、すぐに悩み事を相談できるようにしておくことが、企業側には求められます。


コミュニケーションの質を高めることで、良好な関係性が築ける可能性が高くなり、困ったことがある場合は、すぐに相談してくれるようになるでしょう。また、もし退職してしまった場合でも、その後ビジネスパートナーとして一緒に働ける機会が訪れるかもしれません。


コミュニケーションを強化し、会社へのエンゲージメントを高めておくことは、スタッフの定着率維持、向上に非常に効果的な方法です。



業務効率・生産性の向上

スタッフ間のコミュニケーションの質が高まることで、業務効率化や生産性向上につながります。


スタッフ同士のコミュニケーションが密に取れていれば、業務の役割分担やタスクの割り振りがスムーズにおこなえるだけでなく、チーム内でトラブルが発生したとき、他のスタッフがすぐにフォローできる点がメリットです。さらに、他部門と連携したプロジェクトや業務を遂行する際にも、円滑にコミュニケーションが取れるため、業務効率化や生産性の向上につなげやすくなるでしょう。



スタッフのモチベーション強化

円滑なコミュニケーションが実現できている企業は、スタッフの仕事へのモチベーションが高くなる傾向があります。


スタッフ間、上司・部下間でのコミュニケーションが円滑な会社では、自由な発言がしやすくなり、業務を自分事に捉えやすくなる点がメリットです。逆に上司に対して意見がいえない場合や、会議で思ったことがいえない企業においては、仕事に対するやらされ感が強まり、他人事のように業務を遂行するスタッフが増えるでしょう。


自分の意見がきちんと聞いてもらえ、業務に反映される環境であれば、スタッフ自身が仕事をコントロールすることになり、モチベーション強化につながる可能性が高くなります。また、上司は部下の意見や悩みなどを吸い上げやすくなるため、スタッフの不満を減らす効果も期待できるでしょう。



企業価値の向上

スタッフ間のコミュニケーションの質が高まると、働きやすい企業文化が醸成されやすくなります。その結果、企業価値が向上し、採用活動にも好影響を与えるでしょう。


「活発な意見が飛び交う」「社内イベントやサークル活動が豊富」な企業においては、スタッフの口コミで「働きやすい会社」という噂が広まり、新卒学生や転職希望者に選んでもらいやすくなります。また、メディアから取材などを受ける機会が増えれば、さらに企業価値を高めることが可能です。



顧客満足度の向上

コミュニケーションの質を高めることで、顧客満足度の向上につながる可能性もあります。スタッフ間でコミュニケーションを密に取ることで、自分だけでは得られないさまざまな情報が取得できるため、仕事へ活かすことができるからです。


例えば、営業マンが顧客へ最適な提案を実施するためには、できるだけたくさんの情報を集めておく必要があります。他の営業マンが有益な情報を持っていた場合でも、その情報を共有しなければ、業務に役立てることは難しいでしょう。しかし、営業マン同士が密にコミュニケーションを取っている企業であれば、情報がスムーズに共有され、チーム一丸となって業務効率を上げることが可能です。


また、他の営業マンの提案内容や成功例・失敗例などを共有することで、営業部門全体の生産性を上げることにもつながるでしょう。



テレワーク時にコミュニケーションを図る方法

テレワークでスタッフ間のコミュニケーションを活性化させるためには、ちょっとしたコツが必要です。以下に紹介するポイントを押さえておけば、コミュニケーションの質向上へつなげやすくなるでしょう。



コミュニケーションツールを統一する

テレワークを実施する場合は、WEB会議システムやチャットツールなどのITツールを活用します。コミュニケーションをしやすくするためには、これらのコミュニケーションツールを社内で統一しておきましょう。


スタッフによって使用するコミュニケーションツールがバラバラだと「操作方法がよく分からない」「確認に時間がかかる」といった問題が発生し、業務効率が下がる可能性があるからです。その結果、円滑にコミュニケーションができなくなります。


コミュニケーションツールは、現場のスタッフが使いやすいものを選ぶことも大切です。よって、ITリテラシーが高いスタッフしか使えないコミュニケーションツールは避けましょう。


また、コミュニケーションのルールを決めておくことも大切なポイントです。WEB会議システムやチャットツールを統一するだけでなく、円滑なコミュニケーションを実現する運用ルールを決めておかなくてはいけません。


例えば、「誰かがチャットツールに投稿したら、かならずスタンプなどでメンションする」「即レスしなくてもOK」「定時以降は基本的にレスがなくてOK」といったルールを明確化しておきましょう。



顔が見えるWEB会議システムを活用する

テレワークには欠かせないWEB会議システムですが、音声だけで参加するスタッフもいます。しかし、これでは顔が見えるWEB会議システムのメリットが十分に活かせないため、できるだけカメラをオンにして顔を映して参加するようにしましょう。


顔を映すことで、表情や身振り手振りが見えるようになるため、声だけで話す場合に比べ情報量が増えます。その結果、コミュニケーションがスムーズになる効果が期待できます。


ただし、テレワークは基本的に自宅で実施するため「自宅の様子を見せたくない」「プライベートを覗かれたくない」といった理由から、WEB会議でカメラをオンにしなくないスタッフもいると思います。この場合は、バーチャル背景や背景をぼかす機能を活用すれば、回避できますので、WEB会議システム導入時にスタッフへ使い方を説明しておくと安心です。


また、自宅のネット環境によっては、カメラをオンにするとWEB会議システムの動作が重くなったり、音声が途切れたりする場合があります。そのため、会社からモバイルWi-Fiを貸与するといった工夫が必要になる場合もあるでしょう。



雑談がしやすい仕組みを作る

テレワークは雑談をする機会が減ることが問題と説明しましたが、敢えて雑談をする機会を創出することなどで、コミュニケーションを強化することもひとつの方法です。


例えば、チャットツールにはプロジェクトごとにスレッドを立てる機能があるので、雑談用のスレッドを立ち上げて、休憩時間や業務の合間にスタッフ間で雑談できる環境を作ることもできます。あまりにも雑談の時間が増えるのは問題ですが、節度を持った運用を心がけるように伝えておけば大きな問題はないでしょう。


また、WEB会議で朝礼や終礼などを決まった時間に実施し、そこでちょっとした雑談をする時間を設けることも、コミュニケーション強化には効果的です。業務を報告する機会を作ることで、スタッフへのフォローアップが迅速におこなえ、孤独感や疎外感を感じさせる機会も減らせるでしょう。



コミュニケーション不足を解消した成功事例

テレワークを導入した後、コミュニケーション不足を解消した企業の事例を紹介するので、参考にしてみてください。



GMOペパボ株式会社

GMOインターネットグループは2020年1月27日という新型コロナウイルスの影響による緊急事態宣言の発令以前から、原則在宅勤務を実施することで、いち早くテレワークへ移行しました。グループ会社のGMOペパボにおいても、同年6月以降、ほぼ100%の在宅率で業務を遂行する中、以下のようなコミュニケーション強化施策を実施したそうです。


・リモートネイティブな業務プロセス体制の構築

SaaSの活用とゼロトラストアーキテクチャを実現したことで、開発からバックオフィス業務に至るまで、スタッフがどこからでも働ける体制を構築しています。


・企業文化の浸透とコミュニケーションの活性化

同社は社内イベントを定期的に実施することで、テレワークをおこなうスタッフ間のコミュニケーション活性化に取り組んでいます。イベント内容や新型コロナウイルスの影響を鑑みて、オンライン、オフラインを適宜使い分けて実施しているそうです。


・オフィスの有効活用

東京都福岡、鹿児島にある同社のオフィスを業務遂行だけでなく、スタッフ間や取引先などとのコミュニケーションスペースとして開放。社内外のコミュニケーション強化につなげています。


テレワークにいち早く取り組んだ同社だからこそ、コミュニケーション強化の重要性を理解し、質を高める施策の実施に取り組んでいるのでしょう。また同社は採用活動においても、居住地域を問わない形式で実施しているそうです。


出典:GMOペパボ、全社でテレワークを基本とする勤務体制へ移行〜withコロナ時代における経営スタイル「新しいビジネス様式 byGMO」に基づき多様な働き方に対応〜/GMOペパボ株式会社



サイボウズ株式会社

グループウェアやクラウドサービスで有名なサイボウズ株式会社は、なんと2010年から在宅勤務の導入をはじめている、まさにテレワークのパイオニアと呼べる企業です。2011年3月に東日本大震災が発生した際には、東京オフィスのスタッフが在宅勤務を実施したことでも話題になりました。


そんな同社がテレワークにおけるコミュニケーションの質向上のために取り組んだ施策は以下の通りです。


・リアルとテレワークの業務環境をできるだけ変えない

同社ではテレワーク以外のときもテレワークと業務環境が変わらないように、グループウェアなどはすべてクラウド上のサービスを活用し、進捗管理や情報共有を実施しています。ただし、対面で話したほうが効率よい業務がある場合は、オフィスへの出社やWEB会議システムを活用し柔軟に対応しているそうです。


・心理的安全性を確保すること

チャットツールにスタッフが書き込みをした際には、「いいね!」などのリアクションやコメントを返すように、スタッフへ周知しています。また、テレワーク実施中のメンバー向けに有用な情報を適宜共有することで、発言を促しコミュニケーションの活性化につなげているそうです。


・同期ツールと非同期ツールの並行活用

テレワークではスタッフ同士がお互いの状況を把握できないため、同じ時間を共有できる「同期ツール」と、時間がずれていても情報共有ができる「非同期ツール」の両方を有効活用する必要があります。同期ツールとはWEB会議システムやチャットツールなどで、非同期ツールとはグループウェアや掲示板ツールなどが挙げられ、両者を並行して活用することでテレワーク中のスタッフがコミュニケーションを取りやすくなるそうです。


・積極的な情報発信ができるようにすること

スタッフが積極的に情報をシェアする文化を創ることで、コミュニケーションが円滑になります。また、スタッフ間の相互作用が働くことで、過度に監視する必要がなくなる効果が期待できるそうです。


・コミュニケーションの機会を増やす

リモートランチやリモート飲み会を適宜開催し、スタッフ間のコミュニケーションを強化を図っています。


同社では「働く場所も時間も100人100通りの働き方を実現」という働き方宣言制度を推進することで、スタッフひとりひとりが自分に合った働き方を実践しているそうです。10年間にわたるテレワーク実施による豊富なノウハウのおかげで、生産性を下げずにテレワークを実施できている点は流石といえます。


出典:サイボウズの「テレワーク」に関する情報を公開します/サイボウズ株式会社



まとめ:在宅勤務のコミュニケーションは工夫次第で対策可能

テレワークの実施でスタッフ間のコミュニケーションが不足すると、さまざまな問題が発生するため、生産性低下につながります。そのため、本格的なテレワークの導入に踏み切れない企業が多い点も実情です。


しかし、本記事で紹介した企業のように、ちょっとした工夫次第でコミュニケーション不足を解決することができます。アフターコロナ時代においても、オフィス勤務とテレワークはデュアルで実施することがスタンダートになるでしょう。


したがって、コミュニケーション不足を解決するための施策を実施しながら、テレワークで生産性を上げる方法を早い段階で確立しておくことが、これからの企業には求められます。今回紹介した内容を参考に、テレワークにおけるコミュニケーションの質向上へのヒントを見つけてもらえれば何よりです。








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