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ルーティンではいけない?会議や日報の活用方法を解説

「会議を行う意義」


「日報の活かし方」


「会議や日報での話し方・伝え方」



決められたタイミングでの会議や毎日書いている日報などは、どうしてもルーティンとなって、本来の目的を見失いがちです。

会議を実施する目的は何でしょうか。その目的を会議に参加する人たち全員は理解できているでしょうか。日報はどうして書く必要があるのでしょうか。

直接会社の売り上げとは関係ないようにも思えます。

このような問いかけに的を射た回答をすぐに出せる社員が多ければ多いほど、優秀な企業・組織と言えます。

ここでは、ルーティンとなってしまいがちな会議や日報の意義を考え、どのような観点で活かし、実行していくべきなのかを見ていきます。

会社の中で行われている会議の意味や目的を考えたり、日報を書いたりするときに参考にしてください。


目次[非表示]

  1. 1.会議を行う意義
    1. 1.1.有意義な会議の条件
    2. 1.2.会議のための会議をしない
    3. 1.3.準備・会議・実行の流れを忘れない
  2. 2.日報の活かし方
    1. 2.1.仕事の計画と進捗具合
    2. 2.2.目標数値との乖離把握に活用
    3. 2.3.振り返りに活用
  3. 3.会議や日報での話し方・伝え方
    1. 3.1.ノンバーバルコミュニケーション
    2. 3.2.表現を簡潔にまとめる尾括式
    3. 3.3.相手の様子を観察する
  4. 4.まとめ:ルーティンで終わらせないために


会議を行う意義

会議を行う意義は大きく分けて3種類あると言われています。

1.コミュニケーションが目的の会議

コミュニケーションが目的の会議は、会議参加者が自分の持ち場の仕事の進捗の報告と共有を行います。

あくまでも報告と共有が目的です。

会社で仕事をしている人たちの一体感の創出をするのにも使われます。新入社員のオリエンテーションもこの部類に含まれます。


2.提案が目的の会議

ある議題に対して意見を募るタイプの会議になります。この会議で結論を出す必要はありません。

様々な意見を集め、その意見を止揚(アウフヘーベン:よいところを抽出し、さらに上の次元へと考えを発展させること)するための会議です。

自分にはない考え方を他の人が提案することもあり、思考の幅が広がります。


3.意思決定が目的の会議

会議で社員のモチベーションや意思疎通を十分に考えたうえで物事を決定することは非常に大切です。意思決定が目的の会議です。

ただし、このタイプの会議は会社内の役職がある程度の人たちの間だけで開かれることが多いという会社もあるでしょう。

報告や情報の共有、提案が目的の会議であれば、メールでも解決するかもしれません。

しかし、意思決定に関わり、今後の方向性を大きく決めてしまうようなものは、意思決定を行った時の社員の表情、様子をよく観察する必要も出てきます。

これは直接対面で進めた方がメリットが大きいです。この会議で合意形成されたものは次のステージへ持ち込まれます。



有意義な会議の条件

有意義な会議の条件の絶対条件が会議の参加者がその会議の目的や意図を把握しているということです。

毎週何曜日に会議があるからなんとなく参加することになっているという状態は望ましくありません。

その会議のアジェンダ(目次)が事前に分かっており、その会議は何のために開かれるのかが分かっていないといけません。

会議は会社の収益性と関連があるものでなくては意味がありません。

ただ単に会議に参加していただけで終わっては、業務効率を下げ、人件費も無駄になってしまいます。

会議の目的をしっかりと各自が分かっている状態を作りましょう。他にも次のようなことに気を付けると会議の有用性が高くなります。


・会議中は会議に集中できるような環境をつくる

・誰もが発言できる雰囲気をつくる

・開始時刻と終了時刻を事前に決めてその時間を守る


会議中に携帯電話や他の業務予定が入らないように調整し、会議の時間は会議だけに集中できるようにするとよいでしょう。また、会議に参加していて、発言をしないのは出席していても意味がありません。

全員が発言できるような雰囲気をつくることも大切です。

時間の枠を決めておかないと会議がダラダラと進みがちです。開始時刻を守るような会議の準備も大切です。


会議のための会議をしない

会議スケジュールが年間を通して決まっている会社もあります。このような場合には、会議がルーティン化しやすいです。

何の目的で開かれている会議であるのかを今一度考えるようにしてください。

特別な議題がないにも関わらずに会議をしていたり、ないから無理に議題を考えたり、発言用の資料を作成すると、コスト換算した時に余計な費用がかかっていることになります。

会議の目的は会議をすることではありませんから、その会議が本当に必要なものであるかを吟味することも重要です。


準備・会議・実行の流れを忘れない

会議を行うためには準備が要ります。

時間になって会議の場所に集まるだけでは成立しません。機材から資料まで、必要なものは抜かりなく準備しましょう。機材の搬入などの手間が大きくかかるものについては、会議専用の部屋やホテルを予約することもありですが、その会議の目的と内容がそのコストに見合っているのかは考えましょう。

また、会議で決まったことは確実に行動に移しましょう。会議室の中だけで終わってしまうことは問題です。特に、合意形成が目的であった会議の場合には確実に行動しなくては会議そのものが意味のないものになってしまいます。



日報の活かし方

毎日書く日報もその目的を見失ってルーティンとなっている場合には単なる日記になってしまいます。

ここでは、日報を日々の仕事に活かしていくために必要な観点を3つの分野からまとめていますので、参考にしてください。


仕事の計画と進捗具合

会議などで決まったことがどの程度の進捗であるのかを日報で報告できるとよいです。メールや電話で報告をすればよいと思われる方もいるのですが、日報は必ず書かなくてはいけないものです。

これに報告や共有の役割を持たせることによって、業務の効率化を図ることにもつながります。

会議などで決まった内容について定期的に報告と進捗を確認させる書式を別で提出させる仕組みを取っている会社もあります。

状況に応じては必要な手段ですが、全てがそうであるとは限りません。日報などの簡易報告で済むものは日報で済ませてしまうのもよいでしょう。

また、日報を毎日記入することによって、自分の仕事の進捗具合に、書いている本人の意識を向かせることもできます。

「そろそろここまでは終わらないと、いけない時期だ」のような危機感を周囲の指導がなくても自発的に考えられるようになります。日々の業務の軌道修正に対して、書いている本人に必要性を感じてもらえます。

日報への記載事項が明確になっていない場合は、必須項目を設けるのも工夫の一つです。


目標数値との乖離把握に活用

目標数値との乖離にも日報を使うのは効果的です。会議で数値を寄せ集めて報告をするというのは、時間の無駄でしかありません。

全員が確認できるのであれば、事前に数値を把握できた方が効率的でしょう。

目標と現状を日報に記載することによって他部署の人の目にも留まり、数値改善のヒントやアドバイスをもらえるかもしれません。

日々の取り組み内容の他にも、会社で統一する数値目標と現状を書いてもらうことも良いのではないでしょうか。


振り返りに活用

日報は他の人への報告であると同時に自分で見直すべきものでもあります。ただ何となく一日のうちに起きた出来事を記録する日記ではなく、業務の改善に役立たせなくてはいけません。

日々の業務改善に活かすために、何をしてどのような状態になったのかを簡潔にまとめましょう。

普段と特別違った結果にならなかったとしても、やっている内容が少し違うこともあります。原因と結果にコミットした内容を心がけることが収益の違いをもたらします。



会議や日報での話し方・伝え方

会議や日報で話したい・書きたい内容が決まっていても、思うように表現できなかったり、相手に伝えきれていないという経験をされた方も多いのではないでしょうか。

「相手に伝わる」ためには何が必要であるかに注目してまとめておきます。


ノンバーバルコミュニケーション

アメリカの心理学者であるメラビアンは「3Vの法則」というものを提唱していました。人がコミュニケーションの中で受け取る情報を100とした場合に、言語情報から受け取るものはおよそ7%程度であり、その他93%は、言語情報以外のところから情報を得ているという説です。

日報は文字で起こすので、書き方が全てですが、会議での発言によってアイディアを誰かに伝えるというときにはノンバーバルな部分も気にしなくてはいけません。

具体的な非言語情報としては、表情・話し方・超えの大きさ・高低などが含まれます。

昨今の社内会議はリモートワークの積極的な導入等によって、オンラインで会議を進行している会社も多いはずです。

内容を分かりやすくまとめることも重要ですが、自分や自分の声が相手にどのように映っているのかを気にする必要もあるのです。


表現を簡潔にまとめる尾括式

文章にしても、会話にしても、伝えたい結論部分を最初に持ってくるのがよいでしょう。また、自分が発言するポイントがいくつあるのかを先に入れておくと、聞いている方もどこに気を付けて聞けばよいのかが分かりやすくなります。

「〜は3点あります。1点目は~、・・・・。」このような話し方は要旨を的確に伝えやすくなります。

また、相手に伝える時には1文を短くすることにも意識できるとよいです。だらだらとした長い話はピントがぼやけてしまいがちです。


相手の様子を観察する

内容がどれだけ簡潔で分かりやすいものであったとしても、相手が聞いてくれていなくては意味がありません。コミュニケーションは相手がいて初めて成立します。相手がこちらに振り向いているかどうかを表情などから察知しましょう。

自分の権威性を保つために、難しい言葉を多用することは相手が疑問符を持ちます。分かりやすい言葉で相手の目線になって言葉遣いにも気を付けましょう。

興味・関心が逸れたと思ったら、相手の興味のありそうな話を差し込むことも有効です。

頃合いを見て本題に戻ります。



まとめ:ルーティンで終わらせないために

普段の仕事から毎日当たり前のようにこなしている会議や日報。

ベテラン社員の方は問題なくても、新入社員が会社の求めている状態でこなしてくれるかどうかは別問題です。

時間がない中で、当たり前のことを何で教えないといけないのかと思われるかもしれませんが、教えなくては分からないのが新入社員です。

日報や会議の方向性を全員が理解していないと、どこかで非効率が生じます。


どうしても時間が取れない場合には、会社の方向性を伝えて外部に研修を依頼することも有効です。

Next HUB株式会社が提供するHUB onは、貴社に合わせた人材研修を行うことができ、社員のモチベーション研修や若手のコミュニケーション研修なども好評があります。


貴社の考えを十分に踏まえたうえでの研修になりますので、独立した機関が行う研修とは違った効果が期待できます。

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